Politique sur la protection des renseignements personnels
Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?
C’est un renseignement qui permet d’identifier une personne physique, directement ou indirectement. Cela inclut notamment vos nom, adresse postale, numéro de téléphone, adresse courriel, âge, date de naissance, etc. Les renseignements personnels sont confidentiels. Leur confidentialité découle du droit à la vie privée, permettant à toute personne d’exercer un contrôle sur l’utilisation et la circulation de ses renseignements.
Objectifs de la politique
Le respect de la vie privée et la protection des renseignements personnels sont essentiels pour nous. Dans l’exercice de nos mandats, nous devons recueillir des renseignements personnels. En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, nous devons protéger les renseignements personnels des citoyens, ce qui comprend entre autres nos membres, clients, fournisseurs et employés.
La présente politique a pour but de vous informer sur les éléments suivants :
Pourquoi et comment recueillons-nous des renseignements personnels?
Nous indiquons les fins auxquelles nous utilisons vos renseignements personnels au moment où nous obtenons de vous ces renseignements et votre consentement, avant leur utilisation. Nous recueillons les renseignements personnels à des fins administratives afin de remplir notre mission, les mandats que vous nous confiez et nos obligations contractuelles et légales. Nous utilisons vos renseignements personnels qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis.
Les renseignements personnels sont recueillis par des moyens licites et légitimes directement auprès de vous par nos employés. Nous pouvons également obtenir des renseignements personnels indirectement auprès de partenaires tels que l’Agence régionale de mise en valeur des forêts privées, les syndicats de producteurs forestiers et le ministère des Ressources naturelles et des Forêts si la loi nous y autorise.
Des renseignements personnels peuvent également être recueillis sur notre site Internet directement de vous par le biais du formulaire de contact s’y trouvant.
Quels renseignements personnels recueillons-nous?
Nous recueillons uniquement les renseignements personnels liés à nos activités. Dans la mesure du possible, ces renseignements sont recueillis directement auprès de vous. La quantité et le type de renseignements recueillis se limitent à ce qui est nécessaire aux fins déterminées, notamment la réalisation de nos mandats et nos obligations contractuelles et légales. Nous recueillons seulement les renseignements personnels dont nous avons besoin. Voici une liste de renseignements personnels que nous recueillons et leur utilité :
Qui peut consulter vos renseignements personnels?
Nous ne communiquons pas vos renseignements personnels sans votre consentement, à moins que la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé ne l’autorise. Dans le cas d’une communication autorisée, nous ne communiquons que les renseignements nécessaires. Ces renseignements ne sont communiqués que lorsque l’exige l’exécution de nos mandats et contrats ou pour répondre à des obligations légales. L’Agence régionale de mise en valeur des forêts privées, les syndicats de producteurs forestiers et le ministère des Ressources naturelles et des Forêts sont des organismes avec lesquels nous sommes susceptibles de communiquer vos renseignements personnels lorsque cela est exigé et permis par la loi.
L’accès à vos renseignements personnels se limite à nos employés qui en ont besoin dans l’exécution de leurs tâches. Ces employés traiteront les renseignements de façon strictement confidentielle et ne donneront accès à ces renseignements à aucune personne non autorisée. Le niveau d’accès aux renseignements personnels sera accordé aux employés selon le principe du besoin de savoir.
Toute personne que nous embauchons en vertu d’un contrat ou autrement pour exécuter des fonctions en notre nom doit respecter les dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, de même que la présente politique et les procédures internes connexes.
Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?
Nous protégeons les renseignements personnels contre la perte ou le vol, l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisés, la modification ou la destruction, par des mesures administratives, techniques et physiques appropriées de sécurité et de protection.
Le niveau de protection accordé aux renseignements personnels dépend des éléments suivants :
Durant la période de conservation de vos données personnelles, nous prenons des mesures physiques et techniques pour assurer la sécurité des données contenant des renseignements personnels. Les données sont stockées sur nos serveurs avec mot de passe et dans des classeurs munis de serrures situés dans nos bureaux.
Consentement à l’utilisation des renseignements personnels?
Nous nous engageons à recueillir un consentement avant de recueillir les renseignements personnels d’un individu. Le consentement peut être explicite ou implicite et peut être fourni directement par la personne ou par son représentant autorisé.
Nous privilégions l’obtention d’un consentement explicite, que ce soit verbalement, par voie électronique ou par écrit. Toutefois le consentement implicite peut être raisonnablement déduit de l’action ou l’inaction d’une personne. Par exemple, le fait de fournir un nom et une adresse pour recevoir une publication ou un nom et un numéro de téléphone pour obtenir une réponse à une question est considéré comme un consentement implicite à la collecte d’information contenant des renseignements personnels. Pour déterminer le type de consentement approprié, nous tenons compte de la sensibilité des renseignements personnels en cause, des fins auxquelles ils sont recueillis et des attentes raisonnables d’une personne placée en situation similaire.
Il n’est pas toujours possible, notamment dans le cadre d’une demande de l’État, d’obtenir le consentement de la personne pour recueillir, utiliser ou communiquer ses renseignements personnels. Nous nous engageons à ne jamais communiquer ce type de renseignements, autrement qu’en conformité avec la présente Politique, sauf si la loi nous y oblige où le permet.
Conservation et destruction des renseignements personnels
Nous conservons les données collectées en fonction de leur nature et de leur utilité dans l’exécution de nos mandats ainsi que de nos obligations légales. Tel que mentionné dans la section « Comment protégeons-nous vos renseignements personnels? », nous prenons des mesures physiques et techniques pour assurer la sécurité des données contenant des renseignements personnels durant leur période de conservation.
Nous détruisons les renseignements personnels lorsqu’ils n’ont plus d’utilité ou lorsque nos obligations légales sont remplies. Seuls les statistiques ou rapports contenant des données dépersonnalisées et anonymisées pourront être conservés pour des périodes prolongées.
Droits d’accès à vos renseignements personnels et de rectification
Nous nous assurons que tous les renseignements personnels en notre possession sont aussi exacts, actuels et complets que nécessaires pour les fins pour lesquelles ils sont utilisés.
La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé vous donne le droit de demander l’accès à vos renseignements personnels aux fins de vérification et de demander une rectification si ces derniers sont inexacts. Si vous croyez que vos renseignements personnels sont inexacts ou si vous souhaitez avoir accès à vos renseignements personnels, vous pouvez faire une demande en utilisant les coordonnées fournies à la fin de la présente politique.
Dans la mesure de nos moyens, nous vous fournirons un accès en temps opportun à vos renseignements personnels. Toutefois, par mesure de sécurité, il se peut que nous ayons besoin de vérifier votre identité.
Par ailleurs, il peut y avoir des circonstances où nous ne pourrons vous donner accès à vos renseignements personnels. Notamment, lorsque l’accès peut mener à la divulgation de renseignements personnels d'une autre personne et que cette personne refuse de consentir à la divulgation de ceux-ci ou lorsque des restrictions juridiques s’appliquent. Si une telle situation se présente, nous vous aviserons de la raison pour laquelle nous ne pouvons vous donner accès à vos renseignements personnels.
Si votre demande concerne des données apparaissant sur des pages web ou des plateformes de tierces parties, veuillez contacter directement ces tierces parties.
Nos rôles et responsabilités
Nous sommes responsables des renseignements personnels recueillis, conservés, utilisés, communiqués et détruits dans le cadre de l’exécution de nos mandats. Nous mettons en place des politiques et des pratiques pour nous assurer que ces renseignements sont traités en stricte conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
Modification de la présente politique
Nous apportons des modifications à la présente Politique de confidentialité de temps à autre. Nous indiquons toujours la date à laquelle les dernières modifications ont été apportées. Si les modifications sont significatives, nous publions un avis mis en évidence sur notre site web.
Questions et plaintes
Pour toute question concernant la présente politique, veuillez-vous adresser à :
Nom de la personne responsable : Monsieur Yannick Brisson
Groupement Forestier Métis-Neigette inc.
220, rue Principale
St-Gabriel-de-Rimouski, QC G0K 1M0
418-798-8851
incidentdeconfidentialite@gfmetisneigette.ca.
Pour formuler une plainte concernant un incident de confidentialité impliquant vos renseignements personnels, veuillez compléter le formulaire suivant et le transmettre par courriel ou par courrier à :
Nom de la personne responsable : Monsieur Yannick Brisson
Groupement Forestier Métis-Neigette inc.
220, rue Principale
St-Gabriel-de-Rimouski, QC G0K 1M0
418-798-8851
incidentdeconfidentialite@gfmetisneigette.ca.
Date de la dernière mise à jour de la présente politique : 2024-04-10
Formulaire de plainte concernant un incident de confidentialité impliquant des renseignements personnels
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Nom et Prénom |
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Courriel afin de vous contacter |
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Date de l’évènement |
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Renseignements visés par l’incident
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Nombre de personnes concernées par l’incident |
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Conséquences de l’incident sur vous
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